L’entretien d’embauche : non directif – semi structuré – structuré : Que choisir ?

« Formez les gens pour qu’ils puissent partir. Traitez-les suffisamment bien pour qu’ils n’aient pas à le faire » Sir Richard Branson.

Avoir des salariés suppose implicitement une phase de recherche de talents et donc de recrutement.

Et qui dit recrutement, dit entretien d’embauche, expérience qui fait couler beaucoup d’encre aussi bien du côté des offreurs de compétences que d’opportunités.

Sans prendre trop de risque, on connait tous quelqu’un dans notre entourage plus ou moins proche, qui a eut une mauvaise expérience lors de sa recherche d’emploi et notamment pendant un entretien d’embauche.

D’ailleurs pour éviter que cette situation se reproduise, si vous êtes en position managériale, vous pouvez lire l’article précédent relatif aux questions interdites 😉

Il existe différentes manières de conduire un entretien. D’abord parce que nous sommes tous différents. En effet, notre sensibilité, notre parcours, notre formation, influence inévitablement notre manière d’interagir avec les autres.

En revanche, on peut considérer qu’il existe dans la pratique, trois types d’entretien individuel :

  • Le non directif,
  • Le semi structuré,
  • Le structuré.

Chacun possède ses spécificités et est corrélé à un taux de réussite plus ou moins important.

L’objectif de cet article et de vous apporter un éclairage sur les différentes pratiques et leurs résultats, et de vous donner quelques « good tips » pour améliorer vos pratiques.

Rappelons que le recrutement n’étant pas une science exacte, nous communiquons avec des humains (pas des machines), il y aura donc toujours une part d’imprévisibilité dans les comportements de vos futures recrues comme de vos collaborateurs.

C’est pourquoi il est utile de combiner plusieurs outils/ méthodes pour atteindre votre objectif (nous y reviendrons plus bas).

  • Commençons par l’entretien non directif :

Pour imager, on pourrait le comparer à la phase de découverte quand deux individus se rencontrent lors d’un évènement (Afterwork, séminaire, soirée…) Chacun parle brièvement de soi, et la discussion évolue ensuite en fonction des réponses de l’autre et des points d’intérêts communs.

Dans le cas de l’entretien non structuré, cela donne : présentation du recruteur, présentation du candidat et du poste à pourvoir (intérêt commun). Cette discussion est spontanée, adaptée à chaque interlocuteur et à son état et comportement à un instant T : Il n’y a pas de réelle chronologie dans le déroulé des questions, et surtout ces dernières varient d’une personne à l’autre, pour un même poste.

C’est d’ailleurs un des points faibles de ce type d’entretien. Comme les questions diffèrent d’un candidat à un autre, cela créé un manque d’homogénéité dans la pratique, et empêche l’évaluation des résultats par comparaison.  

En revanche, cela permet d’avoir un aperçu plus détaillé de la personnalité du candidat, qui se sent généralement à l’aise dans cette forme de discussion plus ouverte et moins formelle.

Un autre point d’attention concernant ce type d’entretien est l’impact des biais cognitifs qui peuvent apparaitre dans la prise de décision. (Biais de sympathie, de confirmation ect…)

De plus, utilisés sans autre outil complémentaire d’évaluation, ces entretiens ont un taux de prédictibilité de la performance future d’un(e) candidat(e) recruté(e) de seulement 14%.

  • Passons à l’entretien structuré :

Son taux de prédictibilité de la performance future d’un(e) candidat(e) recruté(e) est de 26%

Son efficacité est certes, plus importante mais nécessite un travail plus approfondi en amont.

L’entretien structuré consiste à mettre en place un système d’évaluation commun à l’ensemble des candidats pour un poste donné, basé à la fois sur les compétences et les comportements.

  • Ce système est modulable et susceptible d’évoluer en fonction des postes à pourvoir.
  • Les questions sont mises à jour régulièrement pour éviter la fuite d’informations entre candidats.

Il se compose de critères hiérarchisés par pertinence, issus de l’étude des incidents critiques*, auxquels sont associés une série de questions, et de critères dits « indispensables »** . A cela s’ajoute les principales exigences, aptitudes clés et tâches du poste.

En termes de questions, on distingue celles qui sont comportementales (comportement passé du candidat dans une situation donnée) et situationnelles (capacité du candidat à formuler une réponse face à une situation ou un problème fictif). Dans l’idéal, les questions sont posées toujours dans le même ordre.

Enfin, une échelle de notation simple est associée à chaque type de réponse. Le score est pondéré en fonction de la complexité et de la complétude de la réponse. Si on veut aller plus loin, on associe un score à un type de réponse « Réponse X =1 point , Réponse Y= 2 points ect »

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter ce lien de l’école du recrutement : https://lecoledurecrutement.fr/comment-mettre-en-place-les-entretiens-structures/

En conclusion : L’utilisation d’un même outil de mesure pour l’ensemble des candidats permet de gagner en objectivité, en clarté et d’éviter le piège des biais cognitifs. Cela permet aussi d’expliquer un refus de manière plus factuelle et argumentée.

  • Pour finir, parlons de l’entretien semi -structuré :

C’est une sorte de solution hybride et un bon compromis : On vient structurer l’entretien non pas via des questions préétablies mais via un nombre de sujets précis à aborder. Un mélange de questions ouvertes et fermées est ainsi proposé au candidat, afin de lui permettre de s’exprimer le plus exhaustivement possible.

Comme nous avons pu le voir, aucune des méthodes citées préalablement n’a un taux de corrélation complètement satisfaisant.

Pour améliorer ses chances de succès (les taux de prédictibilité étant cumulables), il devient alors pertinent de combiner l’entretien avec différents outils, qui peuvent être :

  • L’échantillon de travail (29% de taux de prédictibilité),
  • Le contrôle de référence (7% de taux de prédictibilité),
  • Les tests de personnalité,
  • Les mises en situation (MRS) / Cas pratiques,
  • Les tests de compétences spécifiques (Anglais, informatique…),
  • Le test de QI (26% de taux de prédictibilité) ou autre test de raisonnement.

Petite précision :

Même si le test de QI a un taux de prédictibilité plus élevé, son interprétation doit se faire avec recul. N’oublions pas que le test de QI ne mesure pas l’intelligence d’une personne dans sa globalité, mais uniquement les fonctions de raisonnement permettant de réussir un travail académique à un instant T.

En effet, des facteurs externes tels que l’anxiété, la baisse de motivation, le moment de passation du test (Matin/Après-midi) ont un impact sur le niveau de performance de la personne, généralement en abaissant cette dernière.

De plus, il existe différents types d’intelligence (intrapersonnelle, linguistique ect), qui contribuent également à la réussite du parcours d’un individu et qui ne sont pas prises en compte dans ce test.

Ce qu’il faut retenir :

Quel que soit le type d’entretien que vous choisissez, n’oubliez pas de le cumuler avec d’autres outils d’évaluation pour de meilleurs résultats.

Informez le candidat du processus de recrutement et de vos attentes, et soyez à l’écoute: N’hésitez pas à lui demander s’il a des questions ou souhaite ajouter quelque chose avant la fin de l’entretien.

Pour une meilleure objectivité, impliquez vos managers et répartissez vous les entretiens par compétences métiers soit: Manager – Aspect technique et intégration à l’équipe & Responsable RH – Aspect relationnel et cohérence parcours – projet pro- valeurs.

Assurez-vous également que vos managers et vous-même êtes formés régulièrement aux techniques d’entretiens, et sensibilisés à comment recruter sans discriminer.

Enfin, n’oubliez pas qu’une bonne expérience candidat permet une meilleure qualité d’échange et une vision positive de votre marque employeur.

La bienveillance et la transparence sont donc de rigueur.

« L’attitude est le pinceau de l’esprit. Elle colore toutes les situations » A. Lockhart

Lexique :

*Les incidents critiques mettent en lumièreles facteurs de sur et sous performance par le biais d’expériences passées, en prenant en compte 3 éléments : le contexte – les actions du collaborateur – les résultats obtenus.

** Qui concernent les éléments qui, s’ils ne sont pas validés, entrainent un refus automatique de la candidature.

Sources : L’EDR, Elodie Crépel, Devskiller, Regionjob, Cadre emploi

L’entretien d’embauche : non directif – semi structuré – structuré : Que choisir ?

Entretiens – mode d’emploi

L’essentiel à retenir lorsqu’on recrute son ou sa futur(e) salarié(e)

Bonne nouvelle, vous allez prochainement intégrer un nouveau membre dans vos équipes !

Afin que cette expérience soit enrichissante et bénéfique, il faut toutefois un peu de préparation en amont, et l’une des étapes cruciales, est celle de l’entretien d’embauche. En effet, il existe des règles et une méthodologie à suivre, si l’on souhaite être en conformité avec la loi, mais également garantir une expérience candidat agréable.

Petit rappel : l’unique finalité de l’entretien est de déterminer si Oui ou Non, le candidat possède les compétences et les aptitudes professionnelles à occuper le poste vacant.

Ainsi, toutes les questions n’ayant pas de lien avec cette finalité, peuvent constituer une discrimination à l’embauche, et sont susceptibles d’être sanctionnées.

Les articles L1221-6 à L1221-9 du code du travail, précisent les modalités du processus de recrutement (droit à l’anonymat, informations méthodes d’évaluation…) et le type de questionnements autorisés :

« Les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, au candidat à un emploi ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles. Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles. Le candidat est tenu de répondre de bonne foi à ces demandes d’informations. » – L1221-6

En complément, l’article 225-1 du code pénal précise les 19 critères constituant une discrimination :

  • L’origine
  • L’âge
  • L’apparence physique
  • L’appartenance ou non à une ethnie
  • L’appartenance ou non à une nation
  • L’appartenance ou non à une race
  • L’appartenance ou non à une religion
  • L’état de santé
  • La grossesse
  • La situation de famille
  • Le handicap
  • Les caractéristiques génétiques
  • Le patronyme
  • Le sexe
  • Les activités syndicales
  • Les opinions politiques
  • Les mœurs
  • L’orientation sexuelle
  • L’identité sexuelle

A titre d’exemple:

  • La situation de la famille : Le fait que vous ayez ou non des enfants, que vous soyez célibataire ou en couple est relatif au domaine de la vie privée et n’a donc pas sa place lors d’un entretien professionnel.
  • L’état de santé ou le handicap : Il existe un service de médecine du travail dont l’expertise est de déterminer si oui ou non une personne est apte ou apte avec des restrictions à occuper un poste donné, lors d’une visite médicale. A chacun son métier : Toutes les questions relatives à votre santé sont donc interdites.

En cas de non-respect, la personne morale ou physique s’expose à divers types de sanctions allant du paiement de dommages et intérêts à des peines d’emprisonnement, amendes, voir interdiction d’exercer ladite activité à durée déterminée ou définitive. (Articles 131-38, 131-39 et 225-4 du Code pénal).

A noter : Les entités suivantes peuvent intervenir en cas de discrimination: le défenseur des droits, les associations de lutte contre la discrimination. Un membre de la délégation du personnel au CSE (dans le cadre d’une discrimination au sein de l’entreprise.)

Notre conseil : Lors de l’entretien, concentrez – vous uniquement sur le parcours professionnel du candidat et sur ses projets à court/moyen terme. Ayez recours à un entretien structuré ou semi structuré (sujet à venir dans le prochain article)

Et rappelez vous que la sphère privée, doit le rester.

Il est arrivé!

M Recrutement, le cabinet de recrutement 100% made in Auvergne !

Optez pour une cuillère de professionnalisme, un soupçon de méthodologie, et un zeste de bonne humeur 🙂

Parce que la performance des organisations et l’activité de recrutement sont indissociables, il est important d’avoir recours aux meilleurs organismes de mise en relation professionnelle.

En effet, le contexte concurrentiel de notre économie, et la pénurie de profils qualifiés, notamment dans les secteurs de l’informatique et de l’ingénierie, ont pour conséquence une difficulté persistante des entreprises à pourvoir leurs postes.

De plus, l’arrivée de la Covid 19, et la crise sanitaire qui en résulte ont complexifié et modifié le quotidien des entreprises.

On assiste ainsi à une digitalisation des processus : Entretiens en visio, utilisation croissante des réseaux sociaux, et à une évolution des critères de motivation des candidats. (souhait de flexibilité via le recours au télétravail, recherche d’un meilleur équilibre vie privée- vie professionnelle…)

Travailler sa marque employeur ne suffit plus pour attirer les talents de demain, il faut faire preuve d’inventivité et surtout de réactivité. On sait notamment qu’un processus de plus de 2 mois induit l’abandon de près d’un candidat sur deux.

Pour ne pas être victime de « ghosting candidat », confiez nous vos projets.

Pour en savoir +, consultez les onglets A propos et Espace entreprises.